איך לארגן אירוע חברה לפי הספר?

אירועי חברה הם אירועים שלא מעט עסקים וחברות מעוניינים לערוך מדי פעם בפעם. ארגון של אירוע מעין זה איננו דבר פשוט ועל כן, חשוב ביותר שכל אדם שעומד בראש חברה או עסק ומעוניין לארגן אותו, ידע כיצד לעשות זאת בצורה נכונה, שלב אחר שלב. המטרה היא למעשה באירועים הללו היא לאפשר לכל העובדים להנות בצורה המקסימלית, לא להרגיש שזאת חובה ושהם רוצים לעשות הכל חוץ מלהיות במקום, אלא להרגיש שהם חלק ושהם באמת רוצים להגיע ובעיקר, לאפשר גיבוש והנאה. במאמר הבא תקבלו את כל המידע על האופן שבו כדאי לארגן אירוע מעין זה שלב אחר שלב, על מנת שהוא יהיה לא פחות ממושלם.

האם כדאי להפיק את האירוע לבד?

אחת השאלות העולות על הפרק טרם עורכים אירוע חברה היא: האם כדאי להפיק אותו לבד או שמא כדאי לבחור באנשי מקצוע העוסקים בתחום הפקות אירועים מעין אלה? ובכן, אם מדובר על אירוע מצומצם וקטן בתוך המשרדים של החברה, ייתכן מאוד שלא יהיה צורך להיות בקשר עם יותר מספק אחד או שני ספקים ויש סיכוי טוב שתוכלו להצליח להפיק אותו באופן עצמאי בצורה מוצלחת. אולם, אם מדובר על אירוע גדול שדורש התקשרות עם כמה וכמה ספקים, ייתכן מאוד ששווה להעביר את הארגון וההפקה לאנשי מקצוע העוסקים בתחום זה. אנשי מקצוע מעין אלה יסירו מעליכם את העול הכרוך בארגון הטכני ויאפשרו לכם להגיע ולהנות בלי כאב ראש מיותר.

אנחנו ב-  אינגה בר –  INGA BAR יודעים להפיק לך את אירוע החברה המדויק עבורך.

תקציב ותכנון מקדים

שלב ראשוני בתכנון צריך לכלול את מסגרת התקציב הצפוי. חשוב מאוד להשאיר טווח של כ20 אחוזים עבור חריגה בשל הוצאות בלתי מתוכננות שעלולות לצוץ תוך כדי תנועה. כדאי מאוד להכין מראש רשימה של כל הדברים שיידרשו מהאירוע המדובר וכל הספקים שיהיה צורך בהם לשם כך לרבות: הזמנת הגברה ותאורה, מנחה, פעילות, אוכל ושתייה, מתנות, הסעות, מצננים במידה ומדובר באירוע בחוץ בעונת הקיץ ועוד. לאחר שתדעו פחות או יותר מה הכיוון הכלכלי מהאירוע ומהם הדרישות שלכם, כדאי מאוד לבצע סקר מחירים לפחות משלושה ספקים שונים. הפרמטרים שכדאי שיהיו חלק מהשוואת המחירים בהפקת האירוע מהסוג הספציפי הם: ניסיון באירוע המדובר, רמת השירות שלהם, העלות,

סוג האירוע

בשלבי בחירת סוג האירוע חשוב מאוד להתייחס לקהל היעד. אם רוב העובדים הם בגילאים הצעירים חשוב מאוד לדאוג שתהיה אווירה שהם יצליחו להתחבר אליה. אם מדובר על עובדים מבוגרים יותר, גם במקרה הזה כדאי לדאוג לאווירה ולפעילות שתתאים להם ביותר.

 המקום עבור האירוע, אוכל ושתייה

לא משנה מהו סוג האירוע, מי קהל היעד ועוד, חשוב שתזכרו כי הפן הקולינרי באירוע מהווה פן חשוב ביותר ועל כן, אם אתם סוגרים מקום כלשהו, חשוב שתבדקו האם הוא מציע גם אוכל משובח או שמא תדרשו להביא קייטרינג חיצוני. כמובן שחשוב מאוד לבחור במקום מתאים מבחינת הגודל שלו וזאת בהתאם לכמות העובדים שצריכים להגיע לאירוע, העיצוב שלו, הנוחות שבו ועוד. כדאי מאוד לדאוג לאוכל איכותי שיעניק לכל המשתתפים חוויה קולינרית טובה.

כמובן שחשוב מאוד שתבחרו מראש באדם שיישא דברים באירוע מטעם החברה. חשוב שהדברים לא יהיו ארוכים או מתישים מדי, אלא מדויקים ומעניקים ערך מוסף לכל המשתתפים. המטרה היא שכולם יצאו בסופו של דבר מרוצים, לאחר שנהנו ביותר.